Outlook und SharePoint 2010 – Privatsphäre

Beim Durchschauen durch die Optionen in Outlook bin ich auf einen nicht ganz uninteressanten Punkt gestoßen: 

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Aber hallo? Wie, was, warum?

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Das macht es
Dabei handelt es sich um ein Feature wenn man Outlook 2010 und SharePoint 2010 zusammen nutzt: “Keyword Suggestions”. Hierbei werden Mails nach Kollegen und Stichwörtern analysiert und vorgeschlagen (wird Outlook 2007 & SharePoint 2010 genutzt, so werden nur “Kollegen” vorgeschlagen).

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Quelle: http://sharepoint.microsoft.com/en-us/buy/Pages/Editions-Comparison.aspx

Diese Vorschläge sieht man dann auf der jeweiligen Profilseite, wo man sie auch freischalten kann, denn öffentlich sind sie zuerst mal nicht. Die Vorschläge werden mal auf Vorrat gesammelt – sofern das in der Firma überhaupt aktiv ist, und da kommen wir zum nächsten Punkt.

Technischer Background
Diejenigen, die nun erwarten haben (im Guten wie im Bösen), dass alles automatisch installiert und analysiert wird … muss ich enttäuschen, es ist ein AddIn auszurollen und Gruppenrichtlinien zu setzen:

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Enable SharePoint Server 2010 Colleague in Outlook 2010
http://technet.microsoft.com/en-us/library/ff384821.aspx

Der Nutzen
Der Vorteil liegt auf der Hand, ich suche beispielsweise jemanden, der sich mit dem Thema XY gut auskennt. Wie viel Wissen/Zeit geht wohl in Unternehmen verloren, weil genau diese Information (wer kennt sich wo aus?) nicht oder nicht schnell verfügbar ist? Klar, bei einer 2 Personenfirma ruft man vielleicht mal über den Schreibtisch eine Frage, aber wenn die Firma größer ist,…

So sieht das aus
Hier ein Screenshot von einer Profilseite. Es ist hier sichtbar, wo die Expertise des Mitarbeiters liegt:

SharePoint_Privacy6

Die einzelnen Keywords müssen vom Benutzer freigegeben werden. Eigene (also solche die nicht aufgrund der Mails vorgeschlagen werden) können natürlich auch hinzugefügt werden. Und hat eben jemand keine Stichworte freigegeben, tja, dann sieht es so aus:

SharePoint_Privacy5

Das Problem
… wäre wohl, wenn es so aussieht (Grafik bearbeitet, habe niemanden gefunden, der diese Schlüsselwörter hat):

SharePoint_Privacy4

Ok… wer solche Keywords im Unternehmen (oder in anderen Social Networks, da ist ja dann kaum ein Unterschied) freigibt, der hat andere Probleme als SharePoint.

Fazit: Privatsphäre
Also ein Problem mit der Privatsphäre entsteht wohl nur dann, wenn man den Mitarbeitern nicht gesagt hat, wie sich das Addin verhält, ein tatsächliches Problem gibt es nicht.

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