Postfach voll

Soeben habe ich die Outlook-Benachrichtigung bekommen, dass mein Postfach sich bedrohlich füllt. Hier ein paar Tipps, mit denen man recht flott wieder Platz schafft.image_800

Aufräumen
Die Antwort auf eine E-Mail enthält ja meist die Original-Nachricht, das heißt, dass es oft reichen würde, die letzte Antwort zu behalten, um dennoch alle Infos zu haben. Diesen Umstand macht sich die Funktion “Ordner aufräumen” zu nutze, da werden die überflüssigen Nachrichten weggeschmissen:

Der Ordner, auf den ich das anwende, hat derzeit über 13.000 Mails:

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Rechtsklick auf den Ordner und “Ordner aufräumen”:

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Die übliche Warnung:

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Ergebnis: der Ordner enthält statt 13.000 nur noch 9700 Elemente, alleine dieser eine Klick hat mir 91 MB gespart. Das mag nicht viel klingen, aber der Vorteil ist, dass ich ja nichts wesentliches entfernt habe…

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Die weiteren Tipps sind eher “altbekannte”, nämlich alte Mails in ein PST-File zu verschieben. Das kann man entweder automatisch machen (“AutoArchivieren”) oder manuell. Ich mach’s meistens manuell, und zwar weniger aufgrund des Datums – weil ich wie so viele Menschen Outlook als eine Art “Leben-Archiv” nutze – sondern eher nach Dateigröße. Das bewerkstelligt man entweder über Suchordner oder Datei->Information->Tools zum Aufräumen->Postfachbereinigung:image_805

Hier kann man dann zum Beispiel Elemente suchen, die größer sind als x KB. Wenn man da nach Mails > 1024 KB sucht und die Liste nach Datum sortiert, dann hat man gute Kandidaten, die man löschen oder archivieren kann.

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Die ganzen Mails mit PowerPoints-Anhängen wie “Die Top-Gründe Vista einzusetzen” brauch ich ja nun wirklich nicht mehr :)

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