Bye bye Exchange

Eigentlich müsste ich sagen, tschüss “Small Business Server”. Er hat mir gute Dienste geleistet, seit 2004 im Einsatz, eigentlich als Testinstallation gedacht,… die Sicherung hab ich nie getestet (und auch sonst ein So-bitte-nicht-Beispiel). Auto-Updates ein und gut war’s. Ja, mittlerweile geht er nicht mehr so toll, nach einem Reboot muss ich Hand anlegen, sonst kommt er nicht vollständig hoch, einer der Lüfter macht seltsame Geräusche (Kugellager kaputt), der Exchange Store muss auch alle paar Monate mal repariert werden… Doch so betreibt man keinen Server und nachdem sich mein Business von 2004 auch geändert hat (sagen wir’s so: Nicht funktionierendes Mail kann ich mir nicht leisten) musste da eine Änderung her. Außerdem ging mir OWA 2003 auch schon ziemlich auf den Geist. Und hier war die Frage: Wozu soll ich einen eigenen Exchange betreiben?  

Es gibt ja mittlerweile auch die “Cloud Services” – auch Wolke genannt – d.h. man verlagert gewisse Dinge einfach aus seinem Besenkammerl (Serverraum, Microsoft Terminologie “on premise”) weg zu einem Anbieter, der sich um die ganzen Niederungen des Serverbetriebs kümmern darf. Und genau das habe ich gemacht. Mein Small Business Server wird eingemottet. Ersetzt durch die Microsoft Online Services und einen Windows Home Server :)

Wie der Zufall so will, sitze ich letzte Woche mit einem Kunden zusammen – dem ich hiermit diesen Artikel widme :) Eigentlich ging es ja um Windows 7, aber im Gespräch haben sich einige andere Fragestellungen ergeben. Der Kunde plant einen eigenen Exchange anzuschaffen und zu betreiben, bisher liegen die Mails beim Provider. Prinzipell: super, go for it.

Allerdings,… wie so oft bei Anschaffungen,… der Betrieb eines doch einigermaßen komplexen Dienstes wie Exchange ist ja nicht unbedingt wartungsfrei.

Hier einige Fragestellungen:

  • Know How im Unternehmen vorhanden? Kann ich denn selber den Aufwand von den Ressourcen her abdecken oder muss ich dann sowieso die Wartung auslagern?
  • Ausfallsicherheit? Mit einem Server ist es ja nicht getan. Kann ich noch kommunizieren, wenn der Server down ist? Steht ein Ausfallsserver bereit? Kann der eigene Server im Keller in puncto Ausfallsicherheit mit den redundanten Rechenzentren von Microsoft konkurrieren?
  • Strom? Der ist auch nicht gratis, wird bei der Neuanschaffung gerade bei kleineren Unternehmen aber meist gar nicht berechnet. Eigentlich komisch, denn gerade dort fallen ein paar hundert EUR mehr Stromkosten überhaupt auf. Wenn man ein eigenes Rechenzentrum betreibt, dann wird das mit kalkuliert, für kleinere Unternehmen steht das selten mit am Angebot, denn das wird ja nicht “angeboten” sondern kommt aus der Steckdose,…
  • Patches und Service Packs? Wer spielt die ein, welche Aufwände fallen da an, bzw. kann ich die (siehe Frage nach dem Know How) selbst zuverlässig abdecken oder kommt da auch wieder der externe Dienstleister?
  • Versionswechsel? Annahme es kommt ein neue Version der Software. Wenn ich den Server selbst betreibe, dann muss ich nicht nur neue Lizenzen kaufen (samt CALs) sondern auch die Migration vornehmen,…
  • Hardwareaustausch? Netzteil und die Festplatten (klack, klack,…) sind Verschleißteile. Einem Freund ist gerade das RAID am Server abgerauscht. Zuerst Festplatte 1 (egal), dann wenig später Festplatte 2,… RAID futsch. Also auch die Hardware rennt mit “Prinzip Hoffnung” ewig, tatsächlich aber eben nicht wartungsfrei.
  • Ausfall der Internetleitung? Ist denn die Leitung an der der Server hängt, ebenfalls redundant ausgelegt (über verschiedene Anbieter)? Oder bin ich dann wirklich weg vom Fenster? (Anmerkung: einen Client kann man im Notfall über UMTS Stick eben mal schnell online bekommen, bei einem Server mit IP Adresse und so wird das etwas schwieriger,…)
  • Anti-Spam und Anti-Viren Lösung auf dem Mailserver? Was kostet die Lizenz, was kostet die Betreuung, wer kümmert sich darum?

Lösung:
Microsoft (ok, das ist jetzt überraschend). Nein, im Ernst, Microsoft ist einer der (oder gar der?) größten Rechenzentrenbetreiber der Welt. Und bietet auch gehostete Dienste an…darunter auch die so genannten Business Productivity Online Suite:

  • Exchange Online
    • 5 GB Boxen pro User (kann man beliebig aufteilen, maximum derzeit 25 GB/Box)
    • Spam und Virenfilter inklusive mit Forefront Online Security for Exchange
    • Unterstützt Outlook, Outlook Anywhere und natürlich Outlook Web Access
    • ActiveSync (also Push zum/vom Handy für entsprechende Geräte)
  • SharePoint Online
    • Portal, Team Workspaces,…
    • Ein Platz zum Ablegen von Dokumenten, Kontakten, Kalendern,…
  • Live Meeting
    • Real-Time Web Konferenzen
    • Applikationen sharen
    • Audio/Video (,….)
  • Office Communications Online
    • Präsenzinformationen (auch in in Office und SharePoint)
    • Instant messaging

Wenn man nicht alles braucht, dann lassen sich die Dienste auch einzeln buchen, wobei es aber im Normalfall so aussieht: wenn man einen Dienst braucht, dann bucht man nur den, wenn man einen zweiten benötigt, dann nimmt man die Suite (ist billiger).

Rechenbeispiel:
Nachdem ich dem Kunden BPOS gezeigt habe, hat er gemeint, dass er da ja pro Monat auch einiges ablegt, da hat er die Lizenzkosten ja auch bald drin. Hmmm. Ja eh. Aber mal genauer nachsehen:

  • Bei reinem Exchange (mind 5. Benutzer) ist man ab 4,26 EUR/Monat dabei (5 GB Postfach, erweiterbar auf 25GB). Der Kunde will 35 BPOS Accounts nur mit Exchange. Kosten pro Monat  betragen 150 EUR.
  • Will der Kunde nicht nur Exchange, sondern auch SharePoint, dann ist es günstiger gleich die ganze Suite zu nehmen, man hat dann quasi gratis auch noch den OCS/Communicator und Live Meeting dabei. Kosten für 35 Accounts: ca. 300 EUR/Monat.

Wohlgemerkt: Flat, d.h. da kommt mal so nichts mehr dazu. Hardwareschaden, Software Upgrades, Patches, Strom, Antiviren/spam,… braucht einen gar nix mehr kümmern.

Machen wir das Gegenbeispiel: Kunde nimmt sich einen Exchange “on premise”. Um das Beispiel irgendwie noch im Rahmen zu lassen, nehme ich bei der Hardware mal sehr bewusst wenig an, dafür aber die Retailpreise bei den CALs (ja, mir ist klar, dass das auch nur so Pi mal Daumen stimmt, aber für diesen Vergleich sollte es passen). Wer dauernd Exchange Angebote macht, kann ja selbst sagen, was er dafür in Rechnung stellt.

1x Hardware (irgendein Einstiegsserver, wahrscheinlich unterdimensioniert, kein Backuplaufwerk)

1500,-

1x Windows Server 2008 Lizenz (Annahme: User CALs sind vorhanden)

550,-

1x Exchange Standard Lizenz inkl. 5 CALs

1400,-

30x Exchange User CALs

2880,-

Summe:

6330,-

Ergebnis: nicht berücksichtigt sind die ganzen Fragestellungen von oben, d.h. da ist noch nicht mal die Dienstleistung der Einrichtung dabei, von Wartung (Software, Hardware) ganz zu schweigen, kein Virenscan … d.h. selbst unter der Annahme, dass der eigene Server die nächsten Jahre wartungsfrei läuft kann ich mir um diesen Preis Hosted Exchange schon mal 42 Monate leisten (35 Accounts mit Exchange). Je nachdem, welches Risiko man allerdings dann weiter abdecken will,…

Der Unterschied zusammengefasst: im einen Fall hab ich einen kalkulierbaren Service. Letztlich auf den Cent genau. Im anderen Fall nicht. Wenn man obige Fragestellungen mit EUR-Werten versieht, dann relativieren sich die Kosten für BPOS und ein eigener Exchange (gerade wenn man von der grünen Wiese anfangt) ist dann oft nicht mehr argumentierbar.

Und ein weiterer Grund: sollte trotz SLA der gehostete Dienst mal Ärger machen: dann ist Microsoft schuld. Geht der eigene Exchange nicht, dann ist der IT Leiter dran :)

Eigenes Beispiel:
ROI, TCO und ähnliches Gequargel,… meistens für mich nicht nachvollziehbar. Aber man braucht kein Rechengenie sein, um zu sehen, dass viele Dinge nur dann “leistbar” erscheinen, wenn man die eigene Arbeitszeit mit 0 EUR ansetzt. Beispiel: ich hatte schon bisher den gehosteten Anti-Viren und Anti-Spam Dienst “Exchange Hosted Filtering” (heißt nun Microsoft Forefront Online Security for Exchange). Sensationelle Sache und leicht von der Einrichtung: ich musste nur den MX Record meiner Domain umbiegen. Der zeigt auf den Microsoft Dienst, dort wird Spam und Viren gefiltert und an meinen SBS weitergeleitet. Nebeneffekt: mein Exchange ist von außen gar nicht erreichbar, auf der Firewall sind nur die Ports für die Microsoft IP Ranges freigegeben, … Kosten: keine Ahnung, alles was billiger ist als Kopierpapier merkt ich mir nicht. (Es sind 1,7 EUR/Monat, allerdings 5 Boxen Minimum). Nun, ein lieber Freund spielt sich gerne mit eigenen Filtern herum. Nehme ich die Zeit, die er investiert hat um seine Filter zu tunen (und immer noch investiert)… selbst wenn ich einen geringen Stundensatz annehme, kann ich mir die gehostete Lösung 300 Jahre nehmen,…

Mail außer Haus?
Ja, was ist denn mit dem Datenschutz? Mails bei einem Anbieter, noch dazu einem Amerikanischen! Genau,.. das ist der einzige Grund, warum man Cloud Services nicht oder nur selektiv einsetzen will. Wenn man allerdings schon bisher seine Mailboxen beim Provider hatte, dann fällt das Argument flach. Und Mails werden sowieso unverschlüsselt übertragen, d.h. wirklich davon betroffen wären die Mails die man inhouse sendet. Die blieben mit einem eigenen Exchange eben tatsächlich inhouse. Der Rest (Stichwort auch Data Retention, die Überwachungspläne der EU) liegen sowieso offen. Dennoch: wenn man sich daran stößt, dass Mails außer Haus liegen, dann investiert man in die “on premise” Infrastruktur. Aber dann bitte ordentlich.

BPOS nur für kleine Unternehmen?
Das klingt jetzt alles eher danach, dass BPOS nur für kleine Unternehmen etwas ist? Gegenbeispiel: CSC hat mit der Royal Mail mal eben 30.000 Exchange Boxen auf BPOS gelegt,…

Mehr zu BPOS: http://www.microsoft.com/online/de-at/business-productivity.mspx

Wenn wer Fragen dazu hat, gerne auch per Mail, bin ziemlich begeistert von dem Dienst.

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